Wie is betrokken?
De verplichting geldt voor alle ondernemingen die in België gevestigd zijn en btw-plichtig zijn, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ook zelfstandigen en kleine ondernemingen vallen eronder.
Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder de verplichting. Voor bepaalde bijzondere btw-regelingen gelden andere regels: check je situatie met je boekhouder of op efactuur.belgium.be.
Wat verandert er concreet?
Een pdf-factuur via e-mail is tussen Belgische ondernemingen niet langer voldoende. De factuur moet een gestructureerd elektronisch bestand zijn (Peppol BIS, in UBL-formaat) dat automatisch door de software van je klant kan worden gelezen.
Die factuur wordt verstuurd via het Peppol-netwerk: jouw facturatiesoftware stuurt ze via een erkende Peppol-dienstverlener naar de dienstverlener van je klant, die ze in diens software aflevert.
- Je moet e-facturen kunnen versturen én ontvangen.
- Je Peppol-identificatie is meestal je ondernemingsnummer (KBO) met de code 0208.
- Een aangepaste facturatiesoftware is nodig: handmatig lukt dit niet.
Boetes en tolerantieperiode
Wie niet over de nodige middelen beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert een administratieve boete: € 1.500 bij een eerste inbreuk, € 3.000 bij een tweede en € 5.000 bij de volgende.
De FOD Financiën voorzag een tolerantieperiode van drie maanden (januari tot maart 2026) voor ondernemingen die konden aantonen dat ze zich tijdig hadden voorbereid. Die periode is voorbij: wie nog niet in orde is, zet best vandaag de stap.
Fiscaal voordeel: 120% aftrekbaar
Kleine kmo’s en zelfstandigen mogen de kosten van een abonnement op e-facturatiesoftware en het bijhorende advies aftrekken aan 120%, voor kosten gemaakt van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027. Je boekhouder kan je vertellen of je onderneming in aanmerking komt.
Wat volgt: e-reporting in 2028
De volgende stap is e-reporting: vanaf 2028 worden de gegevens van je facturen bijna in realtime aan de btw-administratie doorgegeven. Wie vandaag al via Peppol factureert, is daar het best op voorbereid.