Peppol in het kort
Peppol is een Europees netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten. Elke onderneming is aangesloten via een dienstverlener (een "access point"). Wanneer je een factuur verstuurt, stuurt jouw dienstverlener ze naar de dienstverlener van je klant, die ze in diens software aflevert. Vergelijk het met e-mail, maar dan voor gestructureerde en gecontroleerde facturen.
Sinds 1 januari 2026 is deze manier van factureren in België verplicht voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen.
Wat heb je nodig?
Om een Peppol-factuur te versturen, heb je drie zaken nodig:
- Facturatiesoftware die met Peppol verbonden is, die de factuur opmaakt in het formaat Peppol BIS Billing 3.0 (een XML-bestand in UBL) en ze via een access point verstuurt.
- Je Peppol-identificatie: in België meestal je KBO-ondernemingsnummer met de code 0208 ervoor (bijvoorbeeld 0208:0123456789).
- De Peppol-identificatie van je klant: meestal ook zijn ondernemingsnummer met de code 0208. Goede software controleert of hij bereikbaar is op het netwerk.
Een Peppol-factuur versturen, stap voor stap
- 1
Registreer je onderneming op Peppol
Je Peppol-dienstverlener registreert je identificatie in het adresboek van het netwerk. Daarbij wordt de identiteit van je onderneming gecontroleerd. In Cinova doe je dit via de Peppol-pagina.
- 2
Voeg je klant toe met zijn btw-nummer
Zijn Peppol-identificatie wordt afgeleid uit zijn Belgische ondernemingsnummer. Controleer zijn officiële naam en adres: die staan in de gestructureerde factuur.
- 3
Maak de factuur
Lijnen, aantallen, prijzen, btw-tarieven, vervaldatum en IBAN. De software berekent de totalen en kent het volgende nummer van je reeks toe, zonder gaten in de nummering.
- 4
Bevestig en verstuur
De factuur wordt omgezet naar Peppol BIS en verstuurd. Daarna zie je de verzendstatus in je software: verstuurd, of mislukt.
- 5
Bewaar je factuur
Bewaar een kopie van elke factuur voor je boekhouding. In Cinova blijft ze altijd raadpleegbaar en downloadbaar als pdf.
De meest voorkomende fouten
De meeste mislukte verzendingen hebben een eenvoudige oorzaak:
- De klant is nog niet geregistreerd op Peppol: verwittig hem, want ook hij moet e-facturen kunnen ontvangen.
- Een fout btw- of ondernemingsnummer: een Belgisch nummer telt 10 cijfers met twee controlecijfers, één fout cijfer volstaat om de verzending te blokkeren.
- Een pdf-factuur per e-mail "in afwachting": die vervangt de gestructureerde elektronische factuur niet.